Semua Demi Kamu

Aku relakan malam ini membuang energi dan pikiranku,
Demi untukmu bahagia dalam mewujudkan impianmu,
Menggapai suatu asa yang berbalut cinta,
Tak sekedar hanya mimpi di siang bolong,
Tak sekedar angan" seorang pemalas,
Tapi suatu tekad untuk merubah takdir,
Dari keterpurukan dan kenistaan hidup...

Kamu adalah peri kecilku,
Yang selalu ingin terbang meraih bintang,
Dengan sayap rapuh tetaplah berusaha,
Agar dunia tahu...,
Yang tak mungkin itu bisa diraih.

Tutuplah matamu sayank,
Lepaskanlah sejenak kepenatan dunia,
Tidurlah dalam dekapan rembulan,
Agar kau tahu bahwa aku selalu ada untukmu,
Aku akan menjaga dan menyayangimu..,
Sampai matahari tak mampu kau lihat.


By. Koen_Ti

Jenis Lipatan Surat

Jenis Lipatan Surat :

yang digunakan dalam kegiatan administrasi terdapat berbagai jenis surat. Lipatan surat dapat digunakan baik untuk surat resmi ataupun tidak resmi. Penggunaannya sangat penting, terutama bagi sebuah organisasi provit, namun bukan berarti yang non profit tidak penting, keduanya sama pentingnya menggunakan lipatan surat yang baik. Penggunaan lipatan surat yang baik merupakan etika korespondensi dalam dunia bisnis. Surat yang menggunakan lipatan yang terkesan asal-asalan akan memberikan citra negatif bagi pengirim, dalam hal ini adalah perusahaan atau instansi dan bukan personal. Apabila penggunaan lipatan surat tidak diperhatikan, apalagi bagi instansi yang bergerak dalam dunia bisnis maka citra atau image dari perusahaan yang menjadi taruhanya. Meski tampak sebagai hal yang sepele, namun masih banyak instansi yang melakukan kesalahan dalam menggunakan lipatan surat yang baik. Terdapat beberapa lipatan surat yang biasa digunakan dalam dunia korespondensi, diantaranya:

1.              Lipatan baku (standart fold)

2.              Lipatan setengah baku (semi standart fold)

3.              Lipatan akordion (accordian fold)

4.              Lipatan setengah acordion (semi accordion fold)

5.              Lipatan tunggal (single fold)

6.              Lipatan ganda paralel (parallel fold)

7.              Lipatan model prancis (franch fold)

8.              Lipatan model baron (baronial fold)

Untuk lebih jelasnya, berikut adalah gambar dari masing-masing jenis surat:

Penggunaan lipatan surat dapat disesuaikan dengan suratnya. Tidak menutuo kemungkinan satu jenis surat menggunakan beberapa lipatan yang berbeda-beda. Hal ini dapat dilakukan agar surat yang dikirimkan terlihat lebih variatif modelnya.

Pengetahuan Mesin Kantor

Kantor dan Pekerjaan Kantor

 

Untuk memudahkan kita dalam memahami dan mempelajari mesin-mesin kantor, terlebih dahulu kita harus mengetahui istilah kantor dan pekerjaan kantor. Istilah kantor yang biasa dipakai dan dikenal dalam masyarakat Indonesia, berasal dari bahasa Belanda kantoor, sedangkan dalam bahasa Inggris dikenal dengan istilah office.

Kantor mempunyai empat pengertian yaitu:

1. Ruang, kamar kerja, atau ruang tulis;
2. Markas atau ruang seseorang pengusaha beserta stafnya menjalankan aktivitas usaha pokoknya;
3. Biro atau tempat kedudukan seorang pimpinan;
4. Instansi, badan jawatan, atau perusahaan.

      Office mempunyai enam pengertian, yaitu:

1. Kewajiban, tugas, atau fungsi
2. Jabatan
3. Markas atau ruang seorang pimpinan beserta stafnya menjalankan aktifitas usaha pokoknya
4. Jasa pelayanan
5. Tugas, pekerjaan, atau komposisi unsure-unsur tertentu
6. tempat atau ruang yang dipakai sebagai pusat tempat kerja tata usaha.

Dari pengertian di atas istilah yang paling dekat dengan maksud orang Indonesia bila mengatakan kantor adalah:

1. Tempat, pusat, atau markas pimpinan
2. Gedung, ruangan, kompleks, atau tempat pekerjaan tata usaha
3. Ruang kerja atau ruang tulis seseorang
4. Jabatan, dinas
5. pusat atau tempat usaha.

      Apabila dirangkum lagi, maka terdapat tiga pengertian utama dalam istilah kantor yaitu:

1. Tempat kedudukan dan kerja seseoran
2. Jabatan seseorang dalam pekerjaan
3. Tugas seseorang dalam pekerjaan.
   

Dari beberapa pengertian di atas, baik bahasa Belanda maupun Ingris, dapat disimpulkan bahwa kantor merupakan suatu unit orbanisasi yang terdiri dari tempat, personel. Dan operasi atau aktivitas ketatausahaan untuk membantu pimpinan organisasi.

Sementara itu, pekerjaan kantor yang dalam bahasa Inggris disebut Office Work merupakan pekerjaan pelayanan (service unit) atau pekerjaan-pekerjaan yang membantu pekerjaan pokok (operatif) untuk mencapai tujuan organisasi. Menurut George Terry, pekerjaan kantor meliputi penyampaian keterangan secara lisan serta pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan untuk meringkas banyak hal dengan cepat guna menyediakan suatu lancasan fakta bai tindakan control pinpinan.

Selain Office Work, dalam bahasa Inggris pekerjaan disebut juga dengan istilah pekerjaan tulis (Clerical Work) dan pekerjaan kertas (Paper Work).Disebut pekerjaan tulis karena dalam setiap bekerja, seseorang pada umumnya menulis, disebut pekerjaan kertas karena dalam setiap pekerjaan selalu membutuhkan kertas. Pada hakikatnya, pekerjaan kertas adalah pekerjaan surat-menyurat yang terdiri dari:

1. Penerimaan
2. Pencatatan, meliputi registrasi, agenderen, penomoran, dan sebagainya
3. Penyortiran, meliputi identifikasi, klasifikasi, penyediaan, interpretasi, transformasi menjadi diagram, grafik, statistik, table, ikhtisar vademekum, buku pintar dan sebagainya
4. penyimpanan meliputi filing,microfilming, konservasi, dokumentasi dan sebagainya
5. Pengiriman, meliputi pengiriman melalui pos biasa, segera, kilat tercatat, telegrafi, radiografi, telexing, dinas, kurir, dan sebagainya.

Istilah office work, clerical work maupun paper work dapat dirumuskan ke dalam bahasa Indinesia denga satu istilah, yaitu tata usaha. Tata usaha dapat diartikan sebagai suatu rangkaian aktifitas untuk menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap organisasi. Pekerjaan kantor yang merupakan kegiatan tata usaha adalah tugas pelayanan di bidang informasi dan komunikasi yang terwujud dalam enam pola kelompok kegiatan sebagai berikut:

1. Menghimpun
   Menghimpun adalah kegiatan mencari dan mengumpulkan segala informasi yang dibutuhkan oleh suatu lembaga sehingga siap dipergunakan apabila sewaktu-waktu diperlukan.
2. Mencatat
   Mencatat adalah kegiatan membukukan setiap informasi yang berhasil dihimpun ke dalam bentuk tulisan, grafik, gambar, lukisan, rekaman suara, rekaman gambar (foto dan video), maupun dalam bentuk kode atau simbul lainnya sehingga dapat dibaca, dilihat, dan dikirim kepada pihak yang membutuhkan untuk dipakai atau disimpan.
3. Mengolah
   Mengolah adalah kegiatan untuk mengubah informasi atau data ke dalam bentuk yang mempunyai nilai guna lebih, bila dibandingkan sebelumnya dan digunakan bagi kepentingan lembaga.
4. Menggandakan
   Menggandakan adalah kegiatan untuk memperbanyak informasi atau data yang telah berhasil dicatat, ditulis, maupun direkam sebanyak jumlah yang dibutuhkan oleh suatu lembaga melalui fotokopi, stensil, sheet, atau dengan cara-cara perbanyakan yang lain.
5. Mengirim
   Mengirim adalah kegiatan menyampaikan atau mendistribusikan informasi ke baerbagai pihak yang membutuhkan, baik melalui pos, kurir, telepon, telex, fax, radio, maupun dengan alat-alat komunikasi lainnya.
6. Menyimpan

Menyimpan adalah kegiatan untuk menempatkan informasi yang telah dicatat dengan berbagai cara dan alat dalam suatu tempat tertentu yang dianggap aman sehingga bila sewaktu-waktu dibutuhkan kembali, informasi tersebut mudah ditemukan.

B. Mesin-mesin Kantor

Mensin kantor adalah segenap peralatan yang bersifat mekanis, elektris, elektronis maupun magnetis yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan atau mengirim keterangan yang dibutuhkan oleh suatu lembaga sehingga mampu memperlancar aktivitas kantor. Yang termasuk mesin kantor diantaranya adalah computer, telepon, internet, mesin tik manual dan elektronik, dan sebagainya.

C. Klasifikasi Mesin-mesin Kantor

Mesin-mesin yang digunakan dalam suatu kantor mempunyai bentuk dan jenis yang beragam dan dapat diklasifikasikan menurut tenaga gerak, cara kerja komponen mesin dan fungsi mesin, mesin kantor

1. Tenaga penggerak

Menurut tenaga penggerak, mesin kantor dibagi menjadi dua yaitu:

a. Mesin manual, adalah mesin kantor yang dioperasikan dengan menggunakan tenaga manusia atau tenaga murni.

b. Mesin Listrik

Mesin listrik, adalah mesin kantor yang pengoperasiannya menggunakan tenaga listrik.

2. Cara kerja komponen mesin

Menurut cara kerja komponen mesin, mesin kantor dibagi menjadi dua yaitu:

a. Mesin mekanis, adalah mesin kantor yang rangkaian komponennya bergerak atau bekerja hanya pada eaktu dioperasikan. Mesin ini ada yang digerakkan secara manual, tapi ada juga yangdigerakkan dengan tenaga listrik.

b. Mesin elektronik, adalah mesin kantor yang rangkaian komponennya bersifat elektronis atau menggunakan bahasa mesin. Mesin ini hanya dapat digerakkan dengan menggunakan tenaga listrik.

3. Fungsi

Menurut fungsinya, mesin kantor dibagi menjadi delapan yaitu:

a. Mesin penghimpun data atau informasi

· Mesin penjilid (binding machine)

· Stapler (hecht machine)

b. Mesin pemisah

· Mesin pembuka surat (letter opener)

· Mesin pemotong kertas (paper cuter, guillotine)

· Mesin pelubang kertas (punch card machine)

· Mesin penghancur dokumen (shredder)

· Asahan pensil (pencil sharpener)

c. Mesin pencatat data atau informasi

· Mesin dikte (dictating machine)

· Mesin tik (typewriter)

· Mesin penomor (numbering machine)

· Mesin pencetak perangko (franking machine)

· Stampel (time dan date stamps)

· Pencatat uang kas (cash register)

· microfilm

d. Mesin pengolah data

· Mesin jumlah (adding machine)

· Mesin hitung (calculating machine)

· Komputer

e. Mesin pengganda

· Mesinstensil (stencil duplicator)

· Mesin stensil spiritus (spirit duplicator)

· Mesin fotokopi

· Mesin perekam sheet (sheet cuter, scanner)

· Mesin offset

f. Mesin pengirim data atau informasi (mesin komunikasi)

· Telepon

· Telex

· Faksimile

· Modem

· Intercom

· Radio paging

· Teleprinter

· Telefoto

· Telecopier

· Handy talky (HT)

g. Mesin mengaman dan penyaman

· Pengaman data (data safes)

· Kipas angin (fan)

· Air conditioner (AC)

· Tirai udara (air curtain)

h. Mesin pengontrol

· Mesin presensi

· Close circuit television (CCTV)

Prinsip Prinsip Pengawasan Kas

Prinsip Pengawasan Kas

1. Pengawasan dalam hal penerimaan dan pengeluaran kas perusahaan
2. Membentuk dana kas kecil (Petty Cash)
3. Rekonsiliasi antara saldo kas menurut laporan bank untuk setiap periode laporan keuangan perusahaaan
4. Bagi perusahaan/instansi yang terkait sebaiknya mempercayakan pengelolaan kas kepada orang yang memiliki integritas tinggi serta memiliki kemampuan dalam bidang administrasi dan keuangan yang baik

Langkah-langkah pengawasan penerimaan kas perusahaan

1. Mencatat semua bentuk penerimaan kas
2. Penerimaan kas setelah dicatat langsung disetor ke bank
3. Diadakan pemisahan fungsi diantara orang /pihak yang terkait dengan aktivitas penerimaan kas.
4. Melakukan koordinasi laporan kas setiap hari terutama diantara pihak-pihak yang terkait dengan penerimaan kas

Langkah-langkah pengawasan pengeluaran kas perusahaan

1. Semua bentuk pengeluaran uang yang relative besar mengunakan cek/bilyet giro
2. Diberlakukannya tertib administrasi bagi seluruh kartawan (tanpa terkecuali)
3. Diadakan pemishan fungsi diantara orang /pihak yang terkait dengan aktivaitas pengeluaran kas
4. Melakukan koordinasi laporan kas setiap hari terutama diantara pihak-pihak yang terkait dengan keuangan perusahaan

Korespondensi Bisnis

A.      PENGERTIAN KORESPONDENSI

Korespondensi berasal dari kata Correspondence (Inggris) atau Correspondentie (Belanda) yang berarti suatu kegiatan atau hubungan yang terjadi antara pihak-pihak terkait yang dilakukan dengan saling berkiriman surat.

Hubungan pihak-pihak yang terkait dalam bisnis biasanya bersifat resmi dan dilakukan dengan surat-menyurat. Oleh karena itu, korespondensi juga diartikan sebagai surat-menyurat.

Korespondensi dalam suatu kantor, instansi, atau organisasi dibagi menjadi dua, yakni:

1.         Korespondensi Eksteren

Korespondensi eksteren, yaitu hubungan surat-menyurat yang dilakukan oleh kantor atau bagian-bagiannya dengan pihak luar.

2.         Korespondensi Interen

Korespondensi Interen, yaitu hubungan surat-menyurat yang dilakukan oleh orang-orang dalam suatu kantor, termasuk hubungan antara kantor pusat dengan kantor cabang.

Koresponden adalah orang yang berhak atau mempunyai wewenang untuk menandatangani surat, baik atas nama perorangan maupun kantor atau organisasi.

B.       DASAR-DASAR KORESPODENSI BISNIS

Korespodensi bisnis merupakan suatu kegiatan korespondensi yang dilakukan dalam dunia bisnis, baik dalam bentuk dalam surat, memo, agenda proposal, maupun laporan bisnis.

Surat merupakan sarana komunikasi tertulis yang disampaikan oleh suatu pihak kepada pihak lain dengan menggunakan media tertentu. Salah satu hal yang membedakan surat biasa dengan surat bisnis adalah tujuan penulisanya.

Surat berorientasi pada kegiatan bisnis maupun gaya bahasa digunakanya. Dalam perkembangnya, seseorang dapat menulis dan mengirimkan surat dengan secarik kertas maupun elektronik(email).

C.      BAHASA KORESPONDENSI BISNIS

Korespondensi bisnis atau surat-menyurat bisnis memiliki bahasa tersendiri yaitu bahasa korespondensi bisnis. Ciri-ciri bahasa korespondensi bisnis adalah jelas, lugas dan menarik serta santun.

1.         Jelas

Pengertian jelas disini adalah mudah dimengerti dan bebas dari kemungkinan salah tafsir. Dalam korespondensi bisnis, dituntut kecermatan dalam pilihan kata, keutuhan kalimat dan penggunaan tanda baca.

2.         Lugas

Maksud lugas ialah hemat. Hemat berarti ekonomis dalam menggunakan kata, tetapi dengan cakupan makna yang lengkap.

3.         Menarik Dan Santun

Bahasa yang menarik tidak harus indah seperti bahasa yang digunakan dalam syair. Bahasa menarik disini ialah bahasa yang hidup dan santu, menghindari pengulangan kata yang menjemukan dan mampu membangkitkan minat pembaca.

D.      PERANAN KORESPONDENSI DALAM BISNIS

Korespondensi dalam bisnis memiliki peranan sebagai berikut:

1.         Menciptakan Surat Yang Baik Dan Jelas

Dalam kehidupan sehari-hari, kesalahan dalam penulisann berbagai surat masih banyak terjadi. Misalnya, susunan kalimat tidak lengkap, berbelit-belit, tanda baca tidak benar, tata bahasa tidak teratur, dan  salah mengadopsi bentuk dan model surat. Kesalahan tersebut disebabkan oleh beberapa hal, diantaranya:

a.         Tidak ada  pengarahan dan pengendalianmengenai cara menulis surat yang baik, baik dilingkungan keluarga dan organisasi, dan

b.        Masyarakat sendiri terlalu mudah memaafkan kesalahan dalam penulisan surat.

Kegiatan korespondensi secara tidak  langsung merupakan proses pembelajaran dalam menciptakan surat yang baik, jelas, dan tepat.

2.         Menciptakan Kerja Sama Yang Baik

Perusahan tidak dapat mencapai tujuan tanpa bekerja sama dengan pihak lain.  Agar bisa bekerja sama dengan pihak lain, perusahan perlu menjaga komunikasi dengan baik. Pihak lain akan mendukung terciptanya kerja sama yang baik.

3.         Menyebarkan Kegiatan

Tidak semua orang dalam perusahaan secara otomatis mengetahui kegiatan yang terjadi anatara perusahaan denngan pihak luar. Korespondensi memegang peranan penting dalam menyebarkan.

E.       PIHAK-PIHAK YANG TERLIBAT DALAM KORESPONDENSI

Pada umumnya pihak-pihak yang terlibat dalam kegiatan korespondensi  adalah:

1.         Koresponden, yaitu orang atau orang  atau pihak yang  berkirim surat dan atau yang menandatangan  surat.

2.         Redaktur, yaitu orang yang menyusun  naskah  surat.

3.         Sekretaris, yaitu orang yang membantu pemimpin dalam kegiatan korespondensi.

4.         Juru  ketik, yaitu orang yang membantu memproduksi surat-surat.

5.         Register ,yaitu orang yang melakukan aktivitas tata usaha atau administrasi surat-surat yang meliputi pemberian nomor surat, pencatatan surat keluar dann surat masuk, serta menangani pengarsipan surat-surat (filling system).

6.         Kurir, yaitu orang atau pihak yang mmenyampaikan surat kepada penerima.

F.       PENTINGNYA KORESPONDENSI BISNIS

Beberapa survey mengenai transaksi bisnis internasional menjelaskan bahwa sekitar 80% kegiatan komunikasi & Interaksi bisnis ekspor-impor biasanya dilakukan melalui korespondensi (surat menyurat) terutama melalui sarana teleks, faxcimili dan terutama sekali lewat e-mail. Sedangkan sisanya biasanya dilakukan melalui negosiasi tatap muka langsung face to face negotiation. Hal ini berarti bahwa korespondensi memegang peranan yang amat penting dalam perdagangan international pada umumnya.

Hasil negosiasi tatap muka face to face negotiation pada akhirnya juga akan dirumuskan dan didokumentasikan dalam bentuk surat menyurat atau korespondensi. Karena hasil pertemuan tatap muka dari kedua belah pihak yang bernegosiasi akan dituangkan dalam bentuk catatan notulen atau minutes. Notulen sebagai catatan tertulis tersebut biasanya akan diparaf (diberi initial) dari masing-masing pihak yang bernegosiasi, sebagai tanda kesepakatan sementara.

Dengan demikian jelaslah bahwa kendatipun suatu transaksi dilakukan dengan cara tatap muka, pada akhirnya tetap akan dirumuskan dalam bentuk tertulis, atau dalam bentuk dokumen surat menyurat. Maka cara apapun yang dipakai dalam transaksi apakah melalui korespondensi atau negosiasi tatap muka, pada akhirnya korespondensi tetap akan memegang peranan yang terpenting, sebab tanpa adanya korespondensi baik melalui media surat biasa, teleks, faksimili, email, dll maka suatu transaksi perdagangan khususnya ekspor-impor rasanya mustahil dapat dilaksanakan.

1.         Korespondensi dan Citra Baik (Favourable Image)

Pada prakteknya hampir sebagian besar relasi bisnis kita bisa jadi hanya mengenal perusahaan kita melalui surat-surat (brosur, leaflet, price list) yang telah kita kirimkan. Mereka tidak menganal kita secara pribadi atau personal. Oleh karena itu, desain bentuk dan isi surat mulai dari kop surat, isi surat dan bahasa yang digunakan akan menjadi cerminan awal dari eksistensi perusahaan kita.

Citra perusahaan pada tahap awal perkenalan mungkin sekilas hanya diwakili oleh bentuk sampul amplop ataupun kop suratnya, oleh karena itu desain amplop maupun kop surat perlu dibuat dengan desain yang anggun dan indah yang dapat memberikan informasi dasar mengenai perusahaan, terutama yang dapat menunjukkan sejauh mana integritas dan bonafiditas perusahaan.

2.         Korespondensi dan Reputasi (Good Reputation)

Apabila perusahaan kita telah mendapatkan pesanan pertama (first order = trial order) maka hal ini berarti kita mulai memasuki tahap yang amat penting dalam kehidupan usaha bisnis tersebut.

Pesanan pertama merupakan ujian atas bonafiditas perusahaan, dan salah satu ukuran yang dapat dipakai adalah apakah perusahaan dapat memegang komitmen, khususnya tentang tepat mutu dan tepat waktu.

3.         Korespondensi dan Kepercayaan (Reliability)

Citra yang baik muncul dari penampilan lahir yang baik, sedangkan reputasi yang baik akan terlahir dari kemampuan perusahaan dalam memegang janji komitmen atau dalam menunjukkan kinerja yang baik. Apabila perusahaan dapat mencapai kedua sasaran diatas maka secara otomatis para pelanggan akan menaruh kepercayaan kepada perusahaan dalam aktifitas transaksi bisnisnya.

Peranan korespondensi sangatlah penting untuk dapat menunjang mewujudkan tercapainya ketiga sasaran tersebut yaitu tercapainya : citra, reputasi dan kepercayaan dari mitra bisnis perusahaan.

G.      PESAN – PESAN BISNIS

Setelah meperoleh gambaran mengenai berbagai macam bentuk saluran komunikasi baik yang bersifat formal maupun informal, maka langkah berikutnya melakukan perencanaan pesan pesan bisnis, mencakup pesan – pesan yang disampaikan secara tertulis ( macam – macam surat) dan pesan – pesan yang disampaikan secara lisan.

Dalam suatu pesan – pesan bisnis yang diorganisasikan dengan baik, semua informasi penting dan maksud/tujuan penulisan pesan – pesan bisnis dinyatakan secara jelas. Di samping itu, ide - ide juga disajikan secara logis. Organisasi yang baik adalah penting karena hal itu membuat pesan – pesan yang disampaikan menjadi lebih efektif dan memudahkan atau menyederhanakan pekerjaan komunikator.

Revisi merupakan langkah terakhir dalam mengembangkan pesan – pesan bisnis secara efektif. Masing – masing pesan bisnis tersebut perlu di edit baik menyangkut masalah isi dan pengorganisasiannya, gaya penyampaiannya dan format penulisannya.

Gaya penulisan yang efektif dimulai dengan pemilihan kata yang tepat. Dalam memilih kata perlu diperhatikan antara lain pemilihan kata yang sudah familiar secara umum, singkat, dan hindarkan kata yang bermakna ganda.

Penulisan pesan – pesan bisnis yang paling efektif akan mencakup keseimbangan pemilihan terhadap ketiga jenis kalimat yaitu kalimat sederhana, majemuk, dan kompleks. Kalimat – kalimat yang singkat dan menggunakan kalimat aktif akan mempermudah audiens Anda dalam memahami maksud dan tujuan suatu pesan bisnis.

KESIMPULAN

Ilmu korespondensi memiliki peran vital dalam kelancaran suatu bisnis.
Dengan ilmu korespondensi yang memadai akan menjamin proses surat-menyurat secara lancar sehingga perkembangan bisnis dapat melaju cepat dan siap meraup profit secara maksimal.

Korespondensi bisnis masa kini diimplementasikan dalam bentuk pembuatan surat-surat menggunakan teknologi informasi. Microsoft Word 2010 merupakan senjata yang paling ideal untuk menyusun surat-surat bisnis secara praktis dan efisien.

Dalam menjalankan kegiatan sehari-hari sebuah perusahaan tidak akan terlepas dari kegiatan surat menyurat. Bahkan boleh dikatakan bahwa kegiatan surat menyurat ini adalah merupakan urat nadi dari suatu perusahaan. Dari arus keluar masuk surat ini kita bisa mengukur frekuensi dan intensitas komunikasi yang berlangsung di suatu perusahaan.

Pengorganisasian suatu pesan memerlukan pengelompokan ide – ide secara tepat. Ada dua pendekatan organisasional yang cukup mendasar, yaitu pendekatan langsung dan tak langsung. Dengan pendekatan langsung, ide pokok ditempatkan pada bagian terdahulu kemudian baru diikuti bukti – bukti pendukungnya, sedangkan pendekatan tak langsung, bukti – bukti pendukung ditempatkan terdahulu, kemudian diikuti dengan ide pokoknya.

Pendekatan langsung sangat baik diterapkan bagi pesan- pesan yang akan disampaikan. Sementara itu, pendekatan tidak langsung adalah tepat untuk orang – orang yang bersikap skeptis atau tidak senang terhadap pesan – pesan yang akan disampaikan.

 

Sumber : http://epthealwayz.blogspot.com