Menulis Surat Dalam Bahasa Inggris

Cara pembuatan surat dalam bahasa Inggris. Yang perlu kita ketahui lebih awal sebelum memulai membuat surat yaitu karakteristik surat yang baik terlebih dahulu. Adapun karateristik (The characteristics of business letter) tersebut yang penulis ketahui sering dikenal dengan sebutan 7C sebagai berikut:

1. Clear (Jelas)
2. Concise (Singkat)
3. Complete (Lengkap)
4. Courteous (Sopan)
5. Concrete (Bisa dipercaya)
6. Clean (Rapi)
7. Careful (Hati-hati)

Silahkan jabarkan masing-masing  yah?,, kita lanjut saja ke langkah berikutnya yaitu kenali bagian-bagian yang harus ada pada surat sebagai berikut (Parts and the usage):

1. Heading/Letter Head
2. Date Line
3. Reference Line/Reference Number
4. Inside Address
5. Attention Line
6. Salutation
7. Subject Line/Re-line
8. Body of letter
9. Complementary Close
10. Signature
11. Enclosure

Heading/Letter Head

• Dicetak dengan berbagai huruf
• Bentuknya menarik
• Umumnya berada di bagian atas
• Content : Name of Company, complete address, telephone number, facsimile number, kind of business activity
• Additional : Name of director, Address of branch office, bankers, post office (PO) Box, symbol of the company, motto

Date Line

• Dicantumkan 3 sampe 6 baris (space) dibawah letter head
• Sebelah kiri/kanan tergantung bentuk surat
• Tidak perlu didahului nama kota (sudah tertera pada letter head)
• Tanggal, bulan, tahun, ditulis lengkap. Dianjurkan untuk tidak menggunakan angka semua karena perbedaan penulisan tanggal antara British dan American akan membuat bingung sipembaca. Contoh 5-8-2012 akan terdapat dua pendapat, yaitu  sebagai berikut:
  -British : 5th August 2012
  -American : May 8th, 2012

Reference Line

• Berisi inisial pengonsep dan pengetik (singkatan nama orang yang mendiktekan/pengonsep/penandatangan dan pengetik surat)
• Diletakkan diatas sebelah kiri sejajar dengan date line
  - Ref. HH/AP
  HH: Inisial penandatangan, singkatan dari Horison Heywood
  AP: Inisial typist/pengetik, singkatan dari Anne Palmer
  - Ref. HH/AP/B3
  B3: nomor filling
  - Ref. line yang sering digunakan  dalam membalas surat:
  Your ref. HW/SC/221 >>>>>>>>> Ref. surat yang dibalas
  Our ref. HH/AP/B3>>>>>>>>>Ref. pembalas surat

Inside Address

• Nama lengkap dan alamat perusahaan/orang yang dikirimi surat
• Ditulis 4-6 baris bawah date line
• Bisa berbentuk block form atau indent form
  Block form
  Open punctuation (tanpa ditutup dengan koma)
  Mr. John White, Sales Manager
  Miland Electric Co. Ltd
  25 Trinity Place, Macstown
  England MA 127 QE
  Close Punctuation (ditutup dengan koma)
  Mr. John White, Sales Manager,
  Miland Electric Co. Ltd,
  25 Trinity Place, Macstown,
  England MA 127 QE
  Indented formOpen punctuation (tanpa ditutup dengan koma)

Mr. John White, Sales Manager

Miland Electric Co. Ltd

25 Trinity Place, Macstown

England MA 127 QE

Attention Line

• Digunakan jika surat ditujukan pada orang terntentu dalam suatu perusahaan, ditulis 2 baris dibawah inside address. Contoh:

Mr. John White, Sales Manager,
Miland Electric Co. Ltd,
25 Trinity Place, Macstown,
England MA 127 QE

For the attention : MR. Adminton

Purchase Manager

• Jika tidak tahu alamat rumah tujuan, tapi tahu alamat pekerjaan, boleh denga cara sebagei-berikut:
  Mr. John White, Sales Manager,
  c/o 25 Trinity Place, Macstown,
  England MA 127 QE

c/o = Care Of

Att = Attention

Sekian dulu dari saya semoga bermanfaat......